‘Geen tijd’ of ‘niet onze bedrijfscultuur om zaken vast te leggen.’ Als arbeidsrechtadvocaat krijg ik vaak ontwijkende reacties als ik een klant – een werkgever in dit geval – vraag om het personeelsdossier van de werknemer die hij wil ontslaan. Maar daar kom je in een ontslagprocedure niet ver mee. Als een werknemer niet functioneert of een vervelende houding heeft, moet je hem als werkgever schriftelijk wijzen op zijn tekortkomingen, hem een verbeterkans gunnen en de werknemer daarbij te helpen. Dat kan door gesprekken, coaching en/of scholing. Een rechter verwacht van een werkgever dat hij zijn standpunt goed kan onderbouwen.

Het begrip ‘dossieropbouw’ heeft vaak een negatieve klank. Het wordt vaak uitgelegd als “toewerken naar ontslag”. Maar waarom geen andere invalshoek? Wil je als werkgever niet in eerste instantie toewerken naar een gedragsverandering bij deze werknemer? Vaak gaat het om werknemers die al langer in de organisatie werkzaam zijn. Die doen dan toch meestal ook wel iets goed? Het zou dan toch mooi zijn als die werknemer iets kan worden bijgestuurd, zodat beide partijen nog jaren samen verder kunnen? Lukt dat niet, dan pas komt ontslag in beeld.

Hoe bereik je dat?

Tip 1: maak het niet te moeilijk. Ga één of twee keer per jaar met een werknemer om de tafel, al is het maar een kwartiertje. Het hoeft niet eens periodiek; het kan ook naar aanleiding van een concreet voorval. Maak een verslagje en stuur dat per e-mail aan de werknemer. Je voorkomt dan discussie over wat er wel of niet gezegd is en het helpt de werknemer om inzicht te krijgen in wat hij/zij moet doen om beter te presteren. Ook als het goed gaat – een compliment is de goedkoopste arbeidsvoorwaarde! – leg je dat vast en koppel je dat per e-mail aan de werknemer terug. Je geeft daar juridisch weinig mee prijs; als je niets vastlegt, gaat een rechter er meestal toch al vanuit dat de werknemer goed functioneert.

Tip 2: maak het concreet. Vermijd abstracte termen als “te weinig proactief”, “niet klantvriendelijk” of “negatieve houding”.

Geef voorbeelden van concrete situaties, met datum, tijdstip en toedracht. Benoem wat er misging en hoe je het graag anders wilt zien. Dat kan al in een paar regels omschreven worden. En nogmaals: de insteek is niet om een werknemer direct af te rekenen (fouten maken mag), maar vooral om gedragsverandering teweeg te brengen.
Het voordeel van periodieke gesprekken en het vastleggen daarvan is, dat het een patroon wordt. Werknemers accepteren verbeterpunten sneller dan wanneer er nooit iets wordt vastgelegd en ze onverwachts een brief met allerlei verwijten krijgen.

Maak als ondernemer de commerciële afweging of je hier tijd en moeite in wilt investeren. Vaak verbetert de relatie met de werknemer hierdoor en mocht het toch tot ontslag komen, dan bespaart het u op dat moment tijd, geld en frustratie.

Wilt u meer weten over dossieropbouw? Appeladvocaat helpt u hier graag bij.

Appeladvocaat
Martijn Colenbrander
Postbus 107, 7720 AC Dalfsen
Tel. 0529 – 793 001, M: 06 – 52 633 821
www.appeladvocaat.nl